GDPR - Personuppgiftspolicy för BRF Akvamarinen 1

Inledning och syfte
Syftet med denna policy är att beskriva hur bostadsrättsföreningen Akvamarinen 1 hanterar personuppgifter i enlighet med EU:s dataskyddsförordning GDPR (General Data Protection Regulation). Policyn omfattar alla behandlingar där personuppgifter hanteras och omfattar såväl strukturerad som ostrukturerad data.

Tillämpning
Denna policy tillämpas i bostadsrättsföreningen Akvamarinen 1. Policyn är förankrad i föreningens styrelse med suppleanter. Styrelsen ansvarar för att behandlingen av personuppgifter följer denna policy. Policyn har fastställts av styrelsen och uppdateras vid behov.

Definitioner
GDPR: EUs dataskyddsförordning, General Data Protection Regulation, som träder i kraft 25 maj 2018. Personuppgift: All slags information som antingen direkt eller indirekt (det vill säga via annan information) kan kopplas till en fysisk person, exempelvis namn, personnummer, e-postadress, lägenhetsnummer, fotografier eller film- och ljudfiler. De fysiska personerna kan vara bostadsrättshavare, hyresgäster som är fysiska personer, kontaktpersoner hos lokalhyresgäster, anställda hos förvaltare, byggbolag, leverantörer och samarbetspartners, och andra. Bostadsrättsföreningen: Bostadsrättsföreningen Akvamarinen 1. Medlem: En bostadsrättsinnehavare som är medlem i bostadsrättsföreningen Akvamarinen 1.

Personuppgiftshantering
Behandling av medlemmars personuppgifter
De personuppgifter som en medlem lämnat i samband med tecknandet av upplåtelseavtalet eller överlåtelseavtal och de utgifter som lämnats i samband med beviljat medlemskap i Bostadsrättsföreningen kommer att behandlas i den utsträckning som behövs för att Bostadsrättsföreningen ska kunna fullgöra sina förpliktelser enligt Bostadsrättslag (1991:614).

Vilka personuppgifter sparar vi på Brf Akvamarinen 1 och vad gör vi med dem?
Bostadsrättsföreningen sparar dina personuppgifter så att vår förvaltare Valvet förvaltning kan utföra sitt uppdrag att skicka ut avisering av månadsavgiften, föra medlemsförteckning och lägenhetsförteckning och annat som hör till den löpande förvaltningen. Bor du i hyresrätt så sparar vi dina personuppgifter för Valvet förvaltning ska kunna skicka ut avier om din hyra. Dessa personuppgifter kan också komma att lämnas ut till företag som bostadsrättsföreningen och Valvet förvaltning samarbetar med i sin fastighetsförvaltning.

Hur länge sparar vi personuppgifterna?
Bostadsrättsföreningen sparar ditt överlåtelseavtal i 7 år efter utflytt. Personuppgifter som inhämtas under tiden bostadsrättsinnehavaren bor i föreningen gällande exempelvis uppgifter om betalningsförsummelser och underlag för ombyggnation av bostadsrätten sparas under den tid som är nödvändig för eventuella rättsliga anspråk, som längst tio (10) år.

Hur säkerställer ni att ingen extern kommer åt uppgifterna?
Personuppgifterna förvaras i ett låst utrymme och lösenord till styrelsens IT-system byts efter varje ny styrelse tillträtt.

Nyhetsbrev
Vid registrering av nyhetsbrev samlar bostadsrättsföreningen in uppgift om en medlems e-post. Denna uppgift behandlas för att förmedla relevant information till medlem i föreningen.

Rätt att begära ut uppgifter
Medlemmar i Bostadsrättsföreningen har rätt att få information om vilka personuppgifter som behandlas och hur de behandlas. Detta lämnas utan kostnad om begäran sker i rimlig omfattning. Vid upprepade förfrågningar kan dock en avgift komma att tas ut.

Rättelse
En medlem som vill begära rättelse av de personuppgifter som behandlas kan kontakta styrelsen på angiven adress: infoakvamarina@gmail.com 

Återkallelse av personuppgift
En medlem har rätt att skriftligen återkalla detta samtycke. Kontakta då infoakvamarina@gmail.com för mer information.